Prečo potrebujeme Vyhlásenie o ochrane osobných údajov?

Toto Vyhlásenie o ochrane osobných údajov je určené pre každého (či už ide o klienta alebo nie), kto s nami akýmkoľvek spôsobom zdieľa osobné údaje (ďalej len „vy“). Chceme vás zrozumiteľným jazykom informovať, prečo od vás vyžadujeme určité informácie a čo robíme s vašimi osobnými údajmi – nielen preto, že sme zo zákona povinní tak urobiť, ale aj preto, že sme presvedčení, že transparentnosť a ochrana osobných údajov sú dôležité.
Prirodzene sa snažíme čo najlepšie dodržiavať pravidlá o ochrane údajov stanovené v právnych predpisoch EÚ a Belgicka, a preto vám vždy chceme dať možnosť nahliadnuť do tohto Vyhlásenia o ochrane osobných údajov predtým, ako s nami budete zdieľať svoje osobné údaje. To znamená, že budete vždy vedieť, čo môžete očakávať, a môžete sa tak premyslene rozhodnúť.
Ak si chcete urobiť úplný obraz o tom, ako nakladáme s vašimi osobnými údajmi, prečítajte si naše Zásady používania súborov cookie a našu stránku Bezpečnosť.

Kontrolórom je spoločnosť Crossuite so sídlom 2600 Antwerp, Uitbreidingstraat 390/4, číslo podniku 0893.863.413.

1. Čo o vás Crossuite vie a čo sa s týmito informáciami stane?

Predtým, ako vám povieme, aké osobné údaje zhromažďujeme a prečo ich zhromažďujeme, chceme vás informovať, že existuje podstatný rozdiel medzi:

• • osobami navštevujúcimi webstránku prvýkrát
  • návštevníkmi vracajúcimi sa na webstránku.

Navštevujete webstránku prvýkrát?

Tak potom vás pravdepodobne (zatiaľ) nepoznáme ani vás nemôžeme identifikovať, a tak to aj zostane, pokiaľ nám neposkytnete žiadne osobné údaje prostredníctvom webstránky (napríklad cez online formulár, webový chat atď.). Inými slovami, vy určujete, čo o vás Crossuite vie.

Vezmite, prosím, na vedomie: to nemusí nutne znamenať, že sme o vás nikdy nezhromažďovali osobné údaje, pretože tieto informácie ste nám v minulosti mohli zdieľať prostredníctvom iného kanálu (napríklad e-mailom, na sociálnych médiách, poštou atď.).
Možno ste ani nikdy neposkytli svoje kontaktné údaje spoločnosti Crossuite, ale aj tak od nás dostávate marketingové oznámenia, pretože spoločnosť Crossuite v medziach zákona používa verejne dostupné kontaktné údaje (napríklad v Crossroads Bank for Enterprises), aby kontaktovala ordinácie, ktoré by mohli mať záujem. Môžete nás kedykoľvek informovať, že nemáte záujem, a my to zaznamenáme a už vás nikdy nebudeme otravovať.

Ste vracajúci sa návštevník webstránky?

To, či vás pri návrate na našu webstránku spoznáme alebo nie, závisí od vašich predchádzajúcich návštev.
Ak ste počas návštevy s nami nikdy nezdieľali osobné údaje (napríklad pomocou online formulára, chatu atď.), nebudeme vás môcť identifikovať. Inými slovami, vy určujete, čo o vás Crossuite vie.
Ak ste na našej webstránke zanechali osobné údaje, môžeme vás rozpoznať – pomocou súborov cookie – ako „vracajúceho sa návštevníka“ (nie je to tak v prípade, že ste neprijali naše sledovacie súbory cookie. Informácie o tom, ako dlho sa tieto súbory cookie uchovávajú, nájdete v našich Zásadách používania súborov cookie.)
Ak zistíme, že ste pravidelným návštevníkom (a o naše služby máte skutočný záujem) a v minulosti ste nám poskytli svoje telefónne číslo, mohli by sme vám zavolať a zistiť, čo vám bráni vyskúšať si Crossuite – pokiaľ, samozrejme, nie ste zapísaní v našom zozname Už mi znova nevolajte. Opäť je úplne na vás, čo nám počas tohto telefonického rozhovoru poviete či nepoviete.

2. Aké osobné údaje spracúvame?

Osobné údaje, ktoré spracúvame, závisia od vášho profilu
1 ) Klient a koncový používateľ
2 ) Koncový používateľ
3 ) Perspektívny záujemca o ukážku
4 ) Bývalý klient
5 ) Obchodný partner
6 ) Uchádzač o zamestnanie

Identifikačné údaje: (profily 1, 2, 3, 4, 5, 6)

• • meno
  • priezvisko
  • číslo pevnej linky/mobilu
  • e-mailová adresa
  • PSČ
  • IP adresa

Profesia a pozícia: (profily 1, 2, 3, 4, 5)

• • organizácia
  • pozícia

• Informácie o tom, ako používate náš nástroj a našu mobilnú aplikáciu (napríklad heatmapy, časy prihlásenia a odhlásenia, moduly/funkcie, ktoré najviac a najmenej využívate atď.) (profily 1, 2, 3, 4)
• Prihlasovacie údaje prepojené s vaším užívateľským profilom (nebojte sa, tieto údaje sú vždy šifrované) (profily 1, 2, 3, 4)
• Preferovaný spôsob komunikácie (profily 1, 2, 3, 4, 5)
• Všetky ostatné osobné údaje dobrovoľne poskytnuté spoločnosti Crossuite (napríklad informácie poskytnuté pri korešpondencii so spoločnosťou Crossuite) (profily 1, 2, 3, 4, 5, 6)

* bývalý klient: keď už nie ste klientom, automaticky odstránime vaše kontaktné údaje z našej marketingovej databázy. Tridsať dní po deaktivácii vášho účtu tiež automaticky vymažeme z našej databázy klientov všetky osobné údaje. Ponechávame však určité informácie o spoločnosti a zaznamenávame dôvod, prečo už nie ste klientom. Vďaka tomu vám môžeme pomôcť, ak budete mať v budúcnosti otázky alebo si budete priať znova sa stať klientom. Rovnako uchovávame špecifické anonymné údaje, ktoré používame na účely používateľského prieskumu a štatistickej analýzy.

3. Z akého dôvodu spracúvame Vaše osobné údaje?

Telefonovanie potencionálnym klientom

Počas skúšobného obdobia vám môžeme zavolať alebo poslať e-mail, aby sme vám pomohli pri prvom použití Crossuite. Vďaka tomu budete mať jasnú predstavu o tom, čo nástroj dokáže, a dokážete tak posúdiť, či bude licencia Crossuite prínosom pre vašu ordináciu alebo spoločnosť. Vaše osobné údaje tiež uchovávame po dobu dvoch rokov, ak sa po uplynutí skúšobnej doby rozhodnete licenciu Crossuite nezískať. To nám umožňuje zaistiť napríklad to, aby bezplatné skúšobné obdobia neboli zneužívané osobami, ktoré ich používajú viackrát.
Crossuite vykonáva toto spracovanie za účelom plnenia zmluvy.

Marketingová komunikácia

Počas prvých mesiacov ako klient Crossuite vám budeme pravidelne zasielať užitočné zaškoľovacie e-maily, ktoré vám pomôžu rýchlo sa naučiť, ako správne používať náš nástroj. Kým ste klientom Crossuite, budete dostávať aj novinky o našich produktoch, aby ste mali prehľad o najnovších aplikáciách pre náš nástroj a aplikáciu, napríklad keď uvedieme novú funkciu. Každý mesiac dostanete aj newsletter, ktorý bude obsahovať užitočné tipy, blogy a najnovšie správy.
Crossuite vykonáva toto spracovanie na základe svojich oprávnených záujmov.

Vytvorenie Crossuite účtu

Ako od používateľa Crossuite v prvom rade vyžadujeme vaše osobné údaje, aby ste si v nástroji mohli vytvoriť svoj osobný účet. Tieto informácie požadujeme aj preto, aby naši zamestnanci mohli rýchlo a presne odpovedať na akékoľvek vaše otázky.
Crossuite vykonáva toto spracovanie za účelom plnenia zmluvy.

Fakturácia, vyberanie platieb

Met oog op de uitvoering van de overeenkomst, zullen we jouw gegevens gebruiken om jouw facturen correct op te stellen en toe te sturen, alsook om eventuele betalingsproblemen op te volgen. Deze gegevens hebben we ook nodig om onze wettelijke verplichte boekhouding te voeren. Wij zijn ook wettelijk verplicht deze persoonsgegevens 7 jaar te bewaren.

Prieskumy spokojnosti klientov

Nikdy nie ste povinní zúčastniť sa prieskumu. Údaje z prieskumu sa zbierajú na zlepšenie našich služieb. Crossuite vykonáva toto spracovanie na základe svojich oprávnených záujmov.

Monitorovanie používania nástroja

Sledujeme, ako používate náš nástroj a aplikáciu. Robíme to predovšetkým preto, aby sme mohli optimalizovať náš nástroj. Vo väčšine prípadov tieto údaje používame iba súhrnne a anonymne na účely používateľského prieskumu a štatistickej analýzy. Príležitostne môžeme preskúmať vaše individuálne použitie, ale iba s cieľom poskytnúť vám ako klientovi Crossuite lepšiu podporu. Crossuite vykonáva toto spracovanie na základe svojich oprávnených záujmov.

Obchodné vzťahy

Keď vstúpite do obchodného partnerstva so spoločnosťou Crossuite, budete s nami zdieľať určité osobné údaje, či už vaše vlastné alebo zamestnancov. Tieto údaje budú, prirodzene, použité výlučne v kontexte tohto partnerstva a budú spracované iba na účely plnenia zmluvy. Keď sa toto partnerstvo skončí, budeme uchovávať relevantnú dokumentáciu (napríklad partnerskú zmluvu) iba na určité časové obdobie.

Udržiavanie korešpondencie s uchádzačmi o zamestnanie, ich životopisy a motivačné listy

Na účely náboru zhromažďujeme údaje o osobách, ktoré nám poslali žiadosti o zamestnanie, či už vyžiadané alebo nevyžiadané. Tieto údaje spracúvame na základe súhlasu zúčastnených strán.

4. Zdieľa Crossuite moje osobné údaje s inými stranami?

Vaše osobné údaje sú spracúvané iba na interné obchodné účely. V tomto kontexte však používame externé strany, ale tieto externé strany môžu spracúvať vaše osobné údaje iba v súlade s veľmi jasne definovanými pokynmi.

Konkrétne používame nasledujúce kategórie spracovateľov údajov:

• Spoločnosti, s ktorými sme uzavreli zmluvu na marketingové účely:
  Kontaktné údaje potencionálnych zákazníkov by sme mohli odoslať outbound marketingovým agentúram. Mohli by zavolať týmto potenciálnym zákazníkom, ak sme zistili, že prejavili skutočný záujem o naše služby a nikdy nenamietali (napríklad počas počiatočného hovoru) proti kontaktovaniu takýmto spôsobom. Ako vždy, potencionálny zákazník môže počas hovoru uviesť, že nemá záujem a nechce byť volaný/-á, čo zaznamenáme.
  Ak si potencionálny zákazník (stále) nie je istý, či je Crossuite pre neho vhodným nástrojom, alebo je v tom čase príliš zaneprázdnený, tak môže byť telefonicky kontaktovaný neskôr. V každom prípade nie sú kontaktné údaje potencionálnych zákazníkov uchovávané dlhšie ako dva roky. 

• Spoločnosti, s ktorými sme uzavreli zmluvu na účely IT podpory, správy databáz, integrácie softvéru a hostingu (ako sú hostingoví partneri, cloudoví partneri, dátové centrá, dodávatelia softvéru, externí konzultanti atď.). 

• Spoločnosti, s ktorými sme uzavreli zmluvu na komunikačné účely (napríklad na účely online chatu na webstránke). 

• Spoločnosti, s ktorými sme uzavreli zmluvu na analytické účely. 

• Spoločnosti, s ktorými sme uzavreli zmluvu na platobné účely.
  Pokiaľ ide o platenie vašich faktúr za Crossuite, spoliehame sa na externého poskytovateľa platieb. Táto strana spracúva vaše bankové údaje výlučne na účely požadovaných platieb. Požadované bezpečnostné opatrenia sú zabezpečené pomocou šifrovania SSL. K vašim bankovým údajom nemáme žiadny prístup.
  Externú stranu využívame aj na vymáhanie platieb za nezaplatené faktúry a v tejto súvislosti je možné prenášať osobné údaje neplatiča.

Aby sme zaistili najlepšiu možnú ochranu vašich osobných údajov, uzavreli sme požadované zmluvné dohody so všetkými týmito externými stranami, pričom sme sa uistili, že prijali požadované technické a organizačné opatrenia a že tieto osobné údaje používajú výlučne na účely spoločnosti Crossuite (a nie na svoje vlastné účely).
Okrem toho nebudú vaše osobné údaje nikdy predávané, prenášané ani oznamované tretím stranám, ktoré ich chcú použiť na vlastné účely. To sa však prirodzene stane, keď je to nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo keď ste nám na to vopred udelili výslovný súhlas. Radi by sme vás informovali, že sociálne siete môžu zhromažďovať osobné údaje, keď na našej webstránke použijete plugin pre sociálne siete (napríklad tlačidlo „Páči sa mi“ na Facebooku).

Vaše osobné údaje môžeme tiež zverejniť:

• Príslušným orgánom (i) keď to od nás vyžaduje zákon alebo v dôsledku súdneho konania alebo prebiehajúceho súdneho konania a (ii) na účely odškodnenia a obrany našich práv. 

• Keď všetky (alebo účinne všetky) naše aktíva získa tretia strana, v takom prípade budú osobné údaje, ktoré spoločnosť Crossuite zhromaždila, jedným z prevedených aktív.

5. Sú moje osobné údaje prenášané stranám mimo Európskeho hospodárskeho priestoru?

V súčasnosti to tak nie je.

Vaše osobné údaje budeme prenášať stranám nachádzajúcim sa mimo Európskeho hospodárskeho priestoru iba za jednej z nasledujúcich podmienok:

Európska komisia rozhodla, že cieľová krajina má primeranú úroveň ochrany.
Cieľová krajina nemá primeranú úroveň ochrany, ale spoločnosť Crossuite uzavrie požadované zmluvné dohody s príslušnou stranou s náležitým ohľadom na štandardné ustanovenia uložené belgickým Úradom pre ochranu údajov.

6. Ako zistím, či Crossuite bezpečne uchováva moje osobné údaje?

Prijali sme všetky primerané technologické a organizačné opatrenia, aby sme minimalizovali akýkoľvek neoprávnený prístup k vašim osobným údajom alebo ich stratu, používanie alebo zmenu. Ak sa chcete dozvedieť viac o našich zásadách zabezpečenia informácií, navštívte stránku Bezpečnosť na našej webstránke.
Samozrejme nie je možné zaručiť neomylnú úroveň bezpečnosti, pretože žiadny spôsob prenosu alebo prevedenia online ani žiadna metóda elektronického ukladania údajov nie sú 100% bezpečné.
Bezpečnosť vášho skúšobného účtu alebo plateného účtu závisí aj od toho, či svoje prihlasovacie údaje tajíte. Pamätajte si, že naši zamestnanci vás nikdy nebudú žiadať o vaše prihlasovacie údaje. Ak sa rozhodnete poskytnúť svoje prihlasovacie údaje tretej strane, táto strana má prístup k osobným údajom vo vašom účte a my už nemôžeme zaručiť, že sú vaše údaje v bezpečí. Ak tretia strana získa neoprávnený prístup k vášmu účtu, odporúčame vám okamžite si zmeniť heslo a kontaktovať nás.

7. Ako dlho uchováva Crossuite moje osobné údaje?

Pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšiu dobu uchovávania alebo to zákon neumožňuje, nikdy nebudeme uchovávať vaše osobné údaje dlhšie, ako je nevyhnutné na stanovené účely.

8. Aké sú moje práva v súvislosti s ochranou súkromia a ako ich môžem uplatniť?

Ak vaše osobné údaje spracúva spoločnosť Crossuite, máte voči nám nasledujúce práva:

• Právo na prístup k osobným údajom, ktoré uchovávame a ktoré sa vás týkajú;
  Sme vždy pripravení vám zaslať jasný a úplný prehľad osobných údajov, ktoré sme doteraz zhromaždili a ktoré sa vás týkajú.
• Právo na opravu vašich osobných údajov, na doplnenie neúplných informácií a na ich aktualizáciu;
  Ak používate náš nástroj a/alebo aplikáciu, uvedomte si, prosím, že je vašou zodpovednosťou vykonať akékoľvek zmeny vo vašom osobnom používateľskom účte.
• Právo na vymazanie vašich osobných údajov („právo byť zabudnutý“);
  Keď odstránite určité požadované osobné údaje alebo si ich necháte odstrániť, niektoré služby už nemusia byť dostupné alebo poskytované. Právna povinnosť alebo plnenie našej zmluvy s vami môžu znamenať, že niektoré osobné údaje nemožno vymazať. Zo zákona máme napríklad povinnosť uchovávať faktúry po dobu siedmich rokov (a niekedy aj dlhšie).
• Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov;
  Za určitých okolností nám nemusí byť povolené používať vaše osobné údaje po určitú dobu, ale taktiež (zatiaľ) nie je dovolené ich vymazanie. Mohlo by to byť v prípade, ak vznesiete námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov na základe nášho oprávneného záujmu ako spoločnosti. Pokiaľ nemôžeme preukázať, že naše záujmy prevažujú nad vašimi individuálnymi záujmami, nemôžeme používať vaše osobné údaje.

• Právo odvolať váš súhlas;
  Ak spracúvame vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať.
• Právo na prenosnosť vašich osobných údajov;
  Máte právo získať svoje osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto osobných údajov inému poskytovateľovi služieb, pokiaľ to nie je nemožné z technických dôvodov.
  Právo vzniesť námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov.
  Proti spracovávaniu vašich osobných údajov na účely priameho marketingu (napr. prostredníctvom zmeny vami preferovaných spôsobov komunikácie) môžete kedykoľvek namietať, ak je toto spracovanie založené na našom oprávnenom záujme ako spoločnosti.

Svoje práva môžete uplatniť bezplatne tak, že nás kontaktujete na adrese dpo@crossuite.com. Odpovieme vám, čo najskôr to bude možné, najneskôr však do jedného mesiaca od prijatia vašej žiadosti. Ak si želáte uplatniť svoje právo na prístup, opravu, vymazanie alebo prenosnosť, musíme najskôr overiť vašu totožnosť – nechceme zverejniť žiadne osobné údaje, kým si nie sme istí, že ste to vy. Preto žiadame, aby ste nám poskytli aspoň kópiu prednej strany občianskeho preukazu. Ak existujú dôvody pochybovať o vašej identite, môžeme požiadať o ďalšie informácie na účely potvrdenia vašej identity.

9. Mohlo by byť toto Vyhlásenie o ochrane osobných údajov neskôr zmenené a doplnené?

Toto Vyhlásenie o ochrane osobných údajov by bolo určite možné neskôr aktualizovať, čo urobíme vždy, keď dôjde k (zásadnej) zmene spôsobu, akým nakladáme s vašimi osobnými údajmi. V takom prípade nahráme na našu webstránku novú verziu Vyhlásenia o ochrane osobných údajov, a preto vám odporúčame, aby ste našu webstránku navštevovali v pravidelných intervaloch a skontrolovali naše Vyhlásenie o ochrane osobných údajov.

10. Čo sa stane, keď kliknem na odkaz na webstránke Crossuite, ktorý ma presmeruje na inú webovú stránku?

Naša webstránka môže obsahovať hypertextové odkazy na iné webstránky a keď kliknete na jeden z týchto odkazov, opustíte našu webstránku. Tieto iné webstránky alebo internetové zdroje môžu zhromažďovať informácie o vás pomocou súborov cookie alebo inej technológie.
Nekontrolujeme, či a ako tieto externé webstránky alebo internetové zdroje používajú vaše osobné údaje, a preto by ste si mali pozorne prečítať ich Vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

11. Ak nie ste spokojný s tým, ako nakladáme s vašimi osobnými údajmi

Ak máte akékoľvek pripomienky alebo sťažnosti týkajúce sa spôsobu, akým zaobchádzame s vašimi osobnými údajmi, žiadame vás, aby ste sa najskôr obrátili na nás a odoslali vašu sťažnosť e-mailom na adresu dpo@crossuite.com. To nám umožní nájsť riešenie prostredníctvom vzájomných konzultácií.

Ak aj napriek tomu, že ste nás kontaktovali, nie ste spokojný, máte právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu (v Belgicku: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/, Drukpersstraat 35, 1000 Brusel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be).

12. Ak máte akékoľvek ďalšie otázky po prečítaní tohto Vyhlásenia o ochrane osobných údajov

Tak, prosím, pošlite e-mail na dpo@crossuite.com. Náš referent pre ochranu údajov vám rád odpovie na všetky otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov.